С 1 марта 2019 года путевые листы заполняются с учетом новых требований. Предлагаем для ознакомления последние правила заполнения, образец и сроки действия. Несмотря на отсутствие глобальных изменений, организациям и индивидуальным предпринимателям, которые оформляют путевки, важно учесть в работе новые правила, чтобы избежать ошибок, возможных споров с проверяющими органами и уплаты штрафов за нарушения.
Новые правила
Путевые листы относятся к документам первичного бухгалтерского учета. Информация из них используется для контроля технического состояния и движения транспорта, расхода топлива и ГСМ, работы водителей. Они обязательны к оформлению для:
- индивидуальных предпринимателей и юрлиц, которые занимаются грузовыми и пассажирскими перевозками;
- других организаций, работающих с автотранспортом, которые учитывают производственные расходы при уплате налогов.
На заметку! Отсутствие путевок для указанных субъектов относится к административным правонарушениям. За него предусмотрена ответственность согласно ст. 12.3 КоАП РФ в виде штрафа 500 руб. или предупреждения. При перевозке пассажиров и багажа без соответствующих документов штраф для водителя составляет 5000 руб.
С 1 марта 2019 года путевые листы следует оформлять с учетом положений приказа Минтранса № 467 от 21.12.2008. Они отличаются от предыдущей версии тем, что:
- Вводится новый термин «парковка» на замену двум ранее существующим («место постоянной стоянки» и «гараж»), которыми обозначалось место стационарного положения авто.
- Добавлено понятие предсменного технического контроля в дополнение к предрейсовому контролю. Транспортное средство должно проходить одну из этих процедур.
- Отсутствует необходимость заверять некоторые сведения штампами. Теперь достаточно только подписи с указанием фамилии и инициалов. Это касается времени и показателей одометра при выезде/въезде с парковки, даты и времени медосмотра для водителя перед поездкой и после ее завершения.
- Введены изменения по срокам действия путевых листов. До 1 марта 2019 года его можно было оформить на 1 день, а максимум он действовал 1 месяц. По новым требованиям его следует выдавать перед началом рейса на 1 день (когда его длительность не превышает продолжительности рабочего дня) или на целую поездку, если по времени она длится более одной смены. Таким образом, ограничение месячного действия отменено, что будет удобно для оформления рейсов с более длительными сроками. С другой стороны, больше нельзя оформить один экземпляр на несколько поездок в разные рабочие дни, что ранее позволялось делать нетранспортным компаниям.
Кроме того, определен порядок оформления путевок на имя разных водителей, которые пользуются одной машиной в течение рабочей смены. Дата, время и показания одометра при выезде с парковки указываются в экземпляре, оформленном на первого выезжающего водителя, в конце дня аналогичные данные (за исключением показаний одометра на конец смены) вносятся в путевку последнего заезжающего на парковку сотрудника.
Формы документов
С 2013 года предприятия получили право самостоятельно разрабатывать бланк для оформления путевых листов при условии, что в нем будут указаны обязательные реквизиты, определенные Приказом Минтранспорта № 152. Согласно правилам заполнения, документ, оформленный в 2019 году, должен содержать данные о:
- Названии и номере.
- Периоде действия.
- Владельце ТС (физическом или юридическом лице): наименование/ФИО, организационно-правовая форма, адрес, номер телефона, ОГРН/ОГРНИП.
- Транспортном средстве: тип, модель, наличие прицепа, государственного регистрационного знака, показания одометра на начало и конец смены, дату и время выезда и проведения техконтроля. Последний необязателен для легковых ТС, используемых для собственных нужд организации.
- Водителе: ФИО, дата и время медосмотра (предрейсового и послерейсового). Послерейсовый осмотр касается только водителей, работа которых касается пассажироперевозок или транспортировки опасных грузов.
Важно! Отсутствие обязательных реквизитов будет основанием сотрудников ГИБДД выписать штраф собственнику авто и водителю. Налоговый инспектор в таком случае имеет право не принимать документ в качестве подтверждения расходов, пересчитать налоговую базу и выписать штраф.
На путевке можно также размещать другие реквизиты с учетом индивидуальных особенностей работы предприятия (перевозки грузов, пассажиров, работы такси).
Типовые формы
Для многих перевозчиков удобно использование типовых форм путевок, разработанных Госкомстатом РФ для разных видов транспортных средств и направлений деятельности.
Образец, как заполнять путевой лист в 2019 году для легковых автомобилей представлен ниже
Для примера предлагаем также скачать бланк путевого листа в формате Excel.
Процедура заполнения
Для автотранспортных компаний оформлением путевых листов занимается диспетчер, для всех остальных – лицо, ответственное (согласно приказу директора) за выпуск транспортного средства на рейс. Кроме того, ставятся подписи медработника, сотрудника, который осматривает ТС перед выездом, а также самого водителя при приеме и сдаче ТС. При этом обязательно:
- Проверяются показания приборов и их соответствие указанной в документе информации.
- Фиксируется техническое состояние ТС ответственным лицом (механиком, мастером).
- Указываются сведения о медосмотре водителя медработником.
По окончании рейса документ передается диспетчеру или в бухгалтерию для закрытия и должен хранится не менее 5 лет. Информация о всех выданных путевках отражается в журнале их учета, форма которого определяется на усмотрение компании и утверждается в учетной политике. Документы регистрируются в хронологическом порядке.
Ответственность за заполнение документа с нарушениями возлагается на руководство предприятия и лиц, ответственных за эксплуатацию машины. Обнаруженные ошибки допускается исправлять согласно положениям ст. 9 п. 7 закона «О бухучете» (№ 402-ФЗ от 6.12.11) с указанием даты внесения исправлений, подписи, фамилии и инициалов тех, кто составляет документ. Подписывая бланк, важно понимать ответственность за достоверность внесенной информации. Верно составленный путевой лист – это не только гарантия исправности транспортного средства и права водителя управлять им, но и законное основание для списания соответствующих расходов предприятия.
Читайте также:
